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이번 글에서는 프리젠 테이션의 내용을 구성할 때에 따라야 하는 원칙 및 방법, 순서에 대하여 말씀드리겠습니다.
1. 프리젠 테이션 내용 구성 원칙, 순서
(1)내용 구성의 기본 원칙
- 청중의 입장에서 생각한다
- 심리학 이론을 활용한다
- 이해하기 쉽게 구성한다
- 단순 명료하게 작성한다(주장하는 바가 하나의 메시지로 하여금 나타낼줄 알아야 한다.)
- 논리적이어야 한다(전반적인 PT의 흐름이 기승전결을 지켜야 한다)
- 높은 전달효율을 갖추기 위해서는 좋은 내용, 알맞은 양, 좋은 표현방법, 적절한 매체를 활용할 줄 알아야 한다.
(2) 내용 구성의 순서
- 키워드 추출 (전달할 정확한 핵심을 고른다)
- 제목 설정(키워드를 중심으로한 제목을 설정한다)
- 전개도 작성(목적의 맞추어 어떠한 구성을 할지에 대한 흐름을 결정한다)
- 내용 구조화(전개도에 따라서 기승전결 및 논리적인 체계를 만든다. 디자인 서식 결정도 내용 구조화 단계에 포함됨.)
- 우선 순위 결정(생략 가능한 문장, 발표를 해야 하는 문장과 하지 않아도 되는 문장)
- 자료 형태 결정(텍스트, 이미지, 그래프 등)
- 표현 방법 결정
- 원고 작성
2. 프리젠 테이션 내용 전개 과정 및 구조화
(1) 논리적 내용 전개의 과정
- 인사말 : 자기소개, 인사말, 운영계획, 프리젠 테이션 주제와 청중의 이익과의 관계를 밝히되 1~2분을 넘지 않는다.
- 서론 : 본론 전개를 위한 화두(질문 제시, 인용, 일화제시), 본론 내용 예고
- 본론 : 결론 도출을 위한 주요 내용, 세부내용, 근거자료를 담는다. 총 프리젠테이션 시간의 2/3을 차지하도록 구성한다.
- 결론 : 청중에게 기대하는 핵심 내용 및 결론
- 질의 응답 : 청중의 부정적 이미지 해소, 긍정적 이미지 강화, 발표자의 추가적 내용 전달 하는 시간. 청중이 원하고 시간이 허락하는 만큼에 시간을 가져가되 청중이 원하지 않을때에 질의 응답시간은 독이 될 수 있음을 기억해야 한다,
- 결언 : 청중의 의사결정이나 행동을 촉구하는 내용을 담되 2~3분을 넘지 않도록 한다.
(2) 내용 구조화
- 필요성 : 인간의 정보 인식 메커니즘에 적합한 형태로 내용을 재구성함으로서 인식과 기억을 쉽게 할수 있도록 하는 것.
- 방법 : 키워드 중심으로 프리젠테이션의 목적을 달성 시켜 줄 수 있는 모든 자료를 수직적 또는 수평적 범주에 의해 논리적으로 배열 한다.
3. 프리젠테이션 우선순위, 자료형태, 표현방법 결정
(1) 우선순위 결정
- 목적 달성에의 기여도에 따라 우선순위를 정한다
- 우선 순위가 높은 것을 먼저 제시하고 낮은 것은 첨부 자료화 또는 삭제
(2) 자료 형태 결정
- 우선순위에 따라 제시형태를 결정한다.
- 주요 내용 : 시각자료
- 보조 내용 : 구두 설명 또는 첨부자료
- 필요성이 큰 것이라도 청중이 이미 알고 있는 것은 간략화 또는 첨부자료화한다.
- 필요한 내용과 중요한 내용은 구분되어야 한다.(둘은 다를 수 있음을 기억해야 한다)
(3) 표현방법 결정
- 전달 및 설득효과를 높이는 표현방법을 사용해야 한다.
- 인용 (역사적 인물, 학자, 저명인사, 고전, 격언, 속담 등을 사용하라)
- 구체적인 예시 또는 예화
- 수학적 합리성 (증명 자료, 통계자료의 정확성)
- 구체적 이익 및 손실을 제시하라
- 평소에 익숙한 수치 로 환산 또는 비교
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